A manutenção reativa de frotas raramente começa com uma decisão. Começa com uma viatura que para a caminho de um cliente, um condutor que procura a primeira oficina disponível e uma reparação que precisa de ficar resolvida com urgência.
A peça avariada costuma levar a culpa. A fatura sabe que há mais culpados: o reboque, o preço de urgência, os dias de imobilização, a viatura de substituição, os compromissos adiados e o tempo gasto a resolver um problema que poderia ter sido antecipado.
É este o padrão reativo. A reparação pode até ser simples. Tudo o que ela arrasta atrás é que se encarrega de complicar a conta.
De onde vem o custo da manutenção reativa?
Para perceber como a mesma avaria pode ter custos tão diferentes, comparemos dois cenários com um alternador prestes a falhar.
Num cenário preventivo, o desgaste é identificado durante uma revisão agendada. A substituição é feita na oficina habitual, com um orçamento conhecido e num momento escolhido pela empresa. A viatura pode regressar ao serviço no próprio dia.
Num cenário reativo, o alternador falha durante uma viagem. A bateria descarrega, a viatura precisa de ser rebocada e a oficina habitual pode não ter disponibilidade imediata. A reparação passa para outro fornecedor, entra como urgência e poderá revelar danos adicionais provocados pela utilização da viatura em condições anormais.
Entretanto, a viatura permanece parada, um colaborador fica sem meio de deslocação e uma visita comercial pode ter de ser reagendada.
O preço do alternador pode ser semelhante nos dois casos. O que aproxima a despesa total de duas ou três vezes o valor previsto é a soma do reboque, da urgência, da imobilização, dos danos associados e da produtividade perdida.
Em programas de manutenção de ativos, o Departamento de Energia dos Estados Unidos estima que uma abordagem preventiva pode gerar poupanças entre 12% e 18% face a um modelo predominantemente reativo. O mesmo guia identifica como consequências da manutenção reativa os períodos de paragem imprevistos, o aumento do custo de mão de obra e os danos secundários.
O custo que reaparece no valor residual
Quando uma viatura é vendida, retomada ou devolvida no final de um contrato de renting, o histórico de manutenção ajuda a justificar o seu estado e o respetivo valor.
Um histórico completo permite demonstrar que as revisões foram realizadas, que as avarias foram acompanhadas e que a viatura recebeu os cuidados necessários. Quando esses registos estão dispersos ou incompletos, quem avalia o veículo tem menos informação e mais margem para descontar no preço.
A manutenção reativa de frotas pode, por isso, ser paga duas vezes: primeiro na reparação e, mais tarde, na desvalorização que a empresa não consegue contrariar porque não dispõe de um histórico suficientemente claro.
Como identificar a manutenção reativa na frota
Não é necessário adivinhar. O padrão costuma estar visível nos próprios registos da operação.
Consegue distinguir imediatamente as intervenções agendadas das urgentes?
Quando a resposta exige procurar faturas, contactar oficinas ou consultar vários ficheiros, a frota não possui visibilidade suficiente sobre o seu modelo de manutenção.
As mesmas viaturas regressam à oficina com problemas semelhantes?
Uma avaria repetida pode indicar que a causa original não foi resolvida e que as intervenções anteriores trataram apenas o sintoma.
O tempo médio de imobilização por viatura está a aumentar?
Mais importante do que o número absoluto é a tendência. Uma subida contínua pode revelar desgaste acumulado, fornecedores inadequados ou intervenções sucessivamente adiadas.
Alguma viatura já custou mais em reparações do que seria razoável face ao seu valor?
Sem custos consolidados por viatura, a empresa pode continuar a reparar um veículo que já deveria estar a ser avaliado para substituição.
Como reduzir a manutenção reativa de frotas
A maioria das empresas já possui parte dos dados necessários: quilometragem, datas das revisões, faturas, histórico de intervenções e informação sobre contratos. A dificuldade surge quando estes elementos vivem separados e dependem de alguém se lembrar de os consultar.
A manutenção deixa, assim, de depender da memória de quem gere a frota. As revisões são planeadas antes do atraso, os fornecedores podem ser comparados e cada viatura passa a ter um custo total visível.
O objetivo dificilmente será eliminar todas as avarias inesperadas. Será reduzir a frequência com que uma peça de desgaste consegue transformar-se num reboque, dois dias de paragem e uma pequena reunião sobre “como é que isto voltou a acontecer”.
