O seguro está prestes a terminar. A inspeção aproxima-se. O contrato de renting vai renovar automaticamente.

A informação existe. Mas está espalhada.

Quando a gestão documental da frota não está centralizada, uma simples data de validade pode transformar-se rapidamente numa urgência.

O problema dos documentos dispersos

Uma frota gera mais documentação do que parece: seguros, inspeções, contratos de renting ou leasing, documentos das viaturas, contratos de manutenção, licenças e informação dos condutores.

Cada documento tem prazos, responsáveis e processos diferentes. Acompanhar tudo manualmente pode funcionar durante algum tempo. Até ao momento em que é necessário descobrir:

• Qual é o documento mais recente;
• Quando termina a sua validade;
• Quem deve tratar da renovação;
• Que viatura ou contrato está associado.

Quando responder a estas perguntas exige procurar em várias pastas, caixas de email e ficheiros, a documentação deixa de apoiar a operação. Passa a consumir tempo.

O custo de um prazo esquecido

Um documento expirado pode provocar a imobilização de uma viatura, perda de cobertura de seguro, incumprimentos, custos adicionais ou a renovação automática de um contrato em condições pouco vantajosas.

Existe ainda o tempo gasto a procurar documentos, confirmar datas e perceber quem ficou responsável por cada tarefa.

São horas que deixam de ser utilizadas para analisar custos, planear manutenções ou melhorar a eficiência da frota.

Como melhorar a gestão documental da frota

Uma gestão documental da frota eficiente concentra a informação num único local e associa cada documento à respetiva viatura, contrato, fornecedor ou condutor.

Além de facilitar a consulta, permite acompanhar datas de validade, definir responsáveis e receber alertas antes de cada prazo.

Com o JAT Fleet, a equipa pode centralizar os documentos da frota, consultar o respetivo histórico e configurar alertas automáticos para seguros, inspeções, contratos e outras obrigações.

Assim, a renovação deixa de depender da memória de alguém ou de uma linha esquecida numa folha de cálculo.

Porque encontrar um documento não devia exigir uma investigação. E descobrir que expirou não devia ser o lembrete.