Fechar o orçamento da frota olhando apenas para o total gasto é uma excelente forma de descobrir quanto dinheiro foi gasto. É bastante menos eficaz para perceber por quê.

Entre combustível, manutenção, contratos, seguros e viaturas que começaram discretamente a custar mais do que deviam, o valor global esconde diferenças importantes.

Por isso, antes de fechar o ano e começar a projetar o seguinte, vale a pena olhar para os custos da frota com um pouco mais de detalhe.

Comece pelo custo de cada viatura

Uma frota de 50 veículos não tem apenas um custo. Tem 50.

Duas viaturas da mesma categoria podem terminar o ano com valores completamente diferentes. Uma passou pelas revisões previstas e pouco mais. A outra acumulou reparações, pneus, consumos acima da média e vários dias de imobilização.

Quando todos estes valores aparecem apenas no total da frota, ambos parecem contribuir da mesma forma.

Não contribuem.

Analisar o custo por viatura permite identificar os veículos que estão a afastar-se do padrão e perceber valores que aparecem apenas no total da frota; ambos parecem contribuir da mesma forma, o que faz sentido investigar, substituir ou simplesmente deixar de assumir que “é normal”.

Compare o orçamento com o custo real

O orçamento dizia €X. A realidade respondeu com €Y.

A parte interessante está no espaço entre os dois.

Mais importante do que saber que existiu um desvio é perceber onde aconteceu. Foi no combustível? Na manutenção? Nos seguros? Surgiram mais reparações não planeadas? Determinadas viaturas ficaram acima do previsto?

É esta comparação que torna a gestão de custos da frota útil para o orçamento seguinte. Caso contrário, a previsão do próximo ano corre o risco de ser apenas a deste ano com mais alguns pontos percentuais.

Veja o custo por quilómetro

O custo absoluto pode enganar.

Uma viatura que custa mais, mas percorre significativamente mais quilómetros, pode ser operacionalmente mais eficiente do que outra com uma despesa anual inferior.

Por isso, o custo por quilómetro ajuda a colocar as despesas em contexto e permite comparar veículos com níveis de utilização diferentes. É tamzados na análise económica de uma frota.

Se este indicador está a subir consecutivamente, há alguma coisa que merece ser explicada antes de fechar o orçamento.

Não olhe para combustível apenas como um total

“Gastámos €80.000 em combustível” é informação.

“Estas cinco viaturas aumentaram o custo de combustível por quilómetro nos últimos três meses” já permite tomar uma decisão.

Na análise dos custos da frota, importa comparar consumo, quilómetros percorridos, períodos anteriores e veículos equivalentes. Uma diferença persistente pode estar relacionada com utilização, condução, percursos ou até com o próprio estado da viatura.

O objetivo não é apenas saber quanto foi gasto. É encontrar aquilo que está a alterar a tendência.

Veja quanto está a custar manter cada viatura

Uma reparação isolada pode não dizer muito. Cinco intervenções na mesma viatura durante um ano dizem bastante mais.

Antes de fechar o orçamento, vale a pena analisar o histórico de manutenção por veículo, a frequência das intervenções e o respetivo custo acumulado.

É aqui que começam a aparecer perguntas mais interessantes:

• Esta viatura continua a fazer sentido na frota?
• O custo de manutenção está a aumentar?
• Existem avarias recorrentes?
• Estamos a gastar dinheiro a prolongar uma decisão de substituição?

O custo total de propriedade é precisamente utilizado para avaliar aquisição e decisões de substituição de veículos ao longo do tempo. 

E depois olhe para o que ainda não aconteceu

Nem todos os custos do próximo orçamento estão escondidos.

Alguns já têm data.

Renovações de contratos, seguros, manutenções programadas, inspeções ou final de contratos de renting podem ser antecipados e considerados antes de o orçamento ficar fechado.

É aqui que os dashboards em tempo real ganham importância.

Quando custos, contratos, manutenção e histórico de cada viatura estão centralizados, o gestor deixa de reconstruir a situação da frota no final do ano. Pode acompanhar os principais indicadores à medida que mudam e chegar ao orçamento já sabendo onde estão os desvios.

Porque um dashboard não serve para ter gráficos bonitos numa reunião.

Serve para que a reunião não comece com:

“Espera. Porque é que esta viatura gastou tanto?”